فهرست مکان داده‌های آنلاین معمولاً ترکیبی از فایل‌ها و فایل‌ها به ترتیب منطقی در یک پلت‌فرم امن از طریق اینترنت است. این به ذینفعان واجد شرایط موجود در سفارش‌های پرمخاطب اجازه می‌دهد به راحتی اطلاعات را برای تصمیم‌گیری سریع در هنگام پیروی از پروتکل‌های حفاظت از داده‌ها، به راحتی مکان‌یابی، بررسی و تجزیه و تحلیل کنند. ساختار متمایز کمک می کند تا به طور قابل توجهی به سمت فرآیندهای بررسی دقیق کار شود، در نتیجه معاملات M&A را قادر می سازد سریعتر انجام شود.
در بیشتر موارد، بهترین رویکرد برای ایجاد یک نمایه اتاق داده مجازی قابل اعتماد، تقسیم اسناد به دسته‌ها است. برای آسان‌تر کردن فرآیند برای کاربران، یک پوشه سطح بالا باید حاوی انواع کلی مانند «اسناد مالی»، «قراردادهای حقوقی» یا شاید «ادعاها و استدلال‌ها» باشد. از زیرپوشه ها می توان برای سازماندهی بیشتر سوابق در موضوعات خاص تر استفاده کرد.
همچنین استفاده از کنفرانس نامگذاری ثابت برای اسناد و گنجاندن محدوده تاریخ یا انواع در اصطلاح آنها حیاتی است تا پیگیری تغییرات را بسیار ساده تر کند. علاوه بر سازماندهی اسناد بر اساس موضوع، تنظیم حقوق دسترسی gekörnt برای گروه های کاربر بر اساس مسئولیت ها و نیازهای https://boardroompublishing.com/proposals-with-data-room-index/ بسیار مهم است. به عنوان مثال، بهترین تیم ممکن است به هر یک از اسناد مالی موجود در VDR دسترسی کامل داشته باشد در حالی که کارشناسان فنی فقط به یک یا دو پوشه با محتوای IP محدود می شوند.
در نهایت، یک نمایه اتاق خواب داده شفاف علاوه بر این یک راه عالی برای جلوگیری از نشت داده ها و اطمینان از اینکه هیچ کس تصادفاً یک فایل یا پوشه را حذف نمی کند، است. برای کاهش بیشتر خطر، کاربران iDeals می‌توانند یک فهرست کامل را زمانی که جامع باشد مسدود کنند تا از حذف یا تغییر تصادفی ترکیب رکورد توسط فردی جلوگیری شود.